Archiva automáticamente versiones en PDF al cambiar un Google Doc
Para documentos que pasan por múltiples revisiones, un archivo PDF captura cada versión en el momento en que cambió. El resultado es un historial fechado de cómo lucía el documento en cada edición significativa.
Convención de nombres para el archivo
Incluye tanto el nombre del documento como una marca de tiempo en el nombre del archivo PDF: docName + '_v' + Utilities.formatDate(new Date(), tz, 'yyyy-MM-dd_HH-mm') + '.pdf'. La marca de tiempo hace que cada archivo del historial sea distinto y ordenable cronológicamente.
Organizar la carpeta del archivo
Guarda todas las versiones en PDF en una única carpeta de archivo o crea subcarpetas por mes. Una estructura plana con nombres de archivo con marca de tiempo es más fácil de explorar para encontrar una fecha específica. Las subcarpetas mensuales ayudan cuando el archivo crece con el tiempo.
Limitar la profundidad del archivo
Archivar cada edición crea un número muy grande de archivos para documentos activos. Considera archivar solo cuando un documento alcanza un hito: un número de palabras específico, un cambio de estado o una instantánea de fin de día. Esto mantiene el archivo significativo sin abrumarlo con cambios triviales.
Preguntas frecuentes
¿Puedo comparar dos versiones archivadas en PDF?
No directamente en Google Drive. Abre los dos PDFs en una herramienta como Adobe Acrobat o una herramienta gratuita de comparación de PDFs para compararlos página a página.
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