Genera PDFs automáticamente al aprobarse un documento
En los flujos de trabajo de aprobación, la versión PDF de un documento es el registro oficial. Automatizar su creación en la aprobación elimina el paso manual y garantiza que el PDF se genere siempre en el momento adecuado.
Usar una hoja de cálculo de Google como rastreador de aprobaciones
Un patrón habitual: rastrea el estado de los documentos en una hoja de cálculo de Google con columnas para el ID del documento, el estado y el aprobador. Escribe un disparador onEdit en la hoja que se active cuando la celda de estado cambie a 'Aprobado'. El disparador lee el ID del documento y llama a la función de conversión a PDF. El PDF es la versión oficial aprobada.
Usar el envío de un formulario como disparador
Un formulario de aprobación enviado a través de Google Forms puede disparar la conversión a PDF a través de un disparador onFormSubmit. Cuando el aprobador envía el formulario con el ID del documento y su aprobación, el script convierte el documento y guarda el PDF en la carpeta de registros oficiales.
Bloquear el documento después de la conversión
Después de generar el PDF de aprobación, establece el Google Doc de origen como Solo lectura usando la API de permisos de Drive para evitar ediciones posteriores. Esto convierte el PDF en la versión definitiva e impide que el documento cambie después de la aprobación.
Preguntas frecuentes
¿Puedo automatizar el envío de un correo con el PDF de aprobación adjunto?
Sí. Después de crear el PDF, llama a MailApp.sendEmail() con el blob PDF adjunto. Envíalo al propietario del documento, al aprobador y a cualquier otra parte interesada.
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