Guardar los PDF convertidos en Drive para el acceso del equipo
Guardar los PDF convertidos en una carpeta de Drive para el acceso del equipo elimina la necesidad de enviar adjuntos por correo o usar servicios de uso compartido de archivos fuera de Google. Los PDF son accesibles para todos los miembros del equipo que tengan acceso a la carpeta, desde cualquier dispositivo y sin necesidad de descargas por su parte.
Configurar el acceso del equipo
Crea una carpeta de salida dedicada en Drive. Compártela con tu equipo o añádela a una unidad compartida que ya use el equipo. Establece los permisos adecuados: Lector para los miembros que solo necesiten leer PDF, Editor para los miembros que puedan añadir o actualizar archivos.
Notificar al equipo cuando los PDF estén listos
Después de subir los PDF convertidos a la carpeta compartida, envía un breve mensaje en el canal de comunicación de tu equipo con el enlace a la carpeta. Los miembros del equipo pueden hacer clic para ver los nuevos archivos. Para flujos de trabajo automatizados, Apps Script puede enviar una notificación por Slack o correo electrónico cuando se guarden nuevos PDF.
Control de versiones en la carpeta del equipo
Cuando actualizas un documento y lo vuelves a exportar, la carpeta del equipo puede contener tanto el PDF antiguo como el nuevo. Establece una convención para gestionar esto: elimina las versiones antiguas antes de subir, o añade una fecha o número de versión al nombre del archivo para que la versión más reciente sea claramente identificable.
Preguntas frecuentes
¿Pueden los miembros del equipo descargar los PDF directamente desde la carpeta compartida?
Sí. Los miembros del equipo con acceso de Lector o superior pueden descargar los PDF de la carpeta compartida.
Pruebalo ahora
Instala la extension gratuita de Chrome y empieza a convertir tus Google Docs a PDF con un solo clic.
Instalar extensión gratuita