Mantener un registro de auditoria para la distribucion de PDFs legales
Mantener un registro de auditoria para la distribucion de PDFs legales es importante cuando surge una pregunta sobre si un documento fue compartido, con quien o en que estado. Un registro sencillo combinado con el control de versiones en Google Docs proporciona un historial defendible.
Que registrar
Por cada PDF cifrado que envies, registra: el nombre y version del documento, la fecha de envio, el destinatario, el canal usado (correo, portal, mensajero) y una referencia a la contrasena utilizada (no la contrasena en si, sino una forma de localizarla). Almacena este registro en tu sistema de gestion de asuntos.
Historial de versiones de Google Docs
Google Docs registra automaticamente cada cambio con una marca de tiempo y el usuario que lo realizo. Para documentos en los que el contenido exacto en el momento de la distribucion es relevante, ve a Archivo > Historial de versiones y crea una version con nombre en el momento de la exportacion. Esto fija el registro de lo que decia el documento cuando se envio.
Almacenar contrasenas de forma segura
No almacenes las contrasenas en texto plano en el registro de auditoria. Usa un gestor de contrasenas con un campo de nota, vinculado al numero de asunto y la referencia del documento. La entrada del registro de auditoria hace referencia a la entrada del gestor de contrasenas, no a la contrasena en si.
Preguntas frecuentes
¿Cuanto tiempo debo conservar el registro de auditoria?
Sigue tu politica de retencion de documentos para el asunto subyacente. Los asuntos legales suelen requerir una retencion de siete anos o mas. El registro de auditoria debe conservarse al menos durante el mismo tiempo que los documentos asociados.
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