Proteger con contrasena documentos de cumplimiento desde Google Docs
Proteger con contrasena los documentos de cumplimiento desde Google Docs respalda las obligaciones de seguridad de datos que acompanan a la mayoria de los marcos normativos. Ya sea que el requisito sea el RGPD, la HIPAA, SOC 2 o un estandar especifico del sector, cifrar los documentos con datos personales o regulados en transito es una medida tecnica concreta.
Identificar los documentos relevantes para el cumplimiento
Los documentos de cumplimiento que justifican el cifrado incluyen acuerdos de tratamiento de datos, evaluaciones de impacto sobre la privacidad, informes de auditoria, evaluaciones de riesgos, registros de notificacion de brechas y cualquier documento con datos personales o informacion regulada. La prueba es si el acceso no autorizado al documento generaria un problema de cumplimiento.
Aplicar AES-256 para el cumplimiento
La mayoria de los marcos de cumplimiento que hacen referencia al cifrado aceptan AES-256 como adecuado. Aplicalo con Adobe Acrobat o PDF24 Desktop despues de convertir desde Google Docs. Documenta el estandar de cifrado utilizado en tu politica de seguridad de datos o registros de cumplimiento.
Retencion y gestion del acceso
Los documentos de cumplimiento suelen tener que conservarse durante periodos especificos. Guarda el PDF cifrado en tu sistema de gestion de documentos junto con un registro de la contrasena. Cuando finalice el periodo de retencion, tanto el documento como el registro de la contrasena deben destruirse segun tu politica de retencion de datos.
Preguntas frecuentes
¿Es suficiente cifrar los PDFs para el cumplimiento del RGPD?
El cifrado es una de las medidas tecnicas que recomienda el RGPD, pero el cumplimiento requiere un conjunto mas amplio de controles que incluyen la gestion del acceso, la limitacion de la finalidad y la respuesta a brechas. Cifrar los PDFs contribuye al cumplimiento; no lo satisface por si solo.
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