Imprimir una carpeta entera de Drive con materiales de reunión
Antes de una reunión, a menudo necesitas copias impresas del orden del día, los informes de apoyo y las presentaciones. Si todo esto está en una carpeta de Drive, la extensión Docs to PDF te permite imprimir la carpeta completa a la vez en lugar de abrir cada documento individualmente. Todos reciben los mismos materiales con un formato coherente.
Organizar los materiales de reunión en Drive
Crea una carpeta de Drive para cada reunión y guarda allí todos los materiales: el orden del día, los documentos de referencia, los informes financieros y cualquier material auxiliar. Esto hace que la impresión por lotes sea sencilla. Cuando se acerque la reunión, abre la carpeta, selecciona todo, convierte e imprime.
Imprimir para varios asistentes
Tras convertir la carpeta a PDF, imprime varias copias para todos los asistentes. En el cuadro de diálogo de impresión, establece el número de copias para que coincida con el número de personas en la reunión. Si documentos distintos necesitan cantidades de copias diferentes, hazlos por separado.
Copias digitales junto a las copias en papel
Los PDFs creados para imprimir también están listos para enviar por correo electrónico a los asistentes que prefieren copias digitales o que se unen de forma remota. Guarda los PDFs en una carpeta compartida de Drive después de imprimir para que los asistentes remotos puedan acceder a las mismas versiones.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si los materiales de la reunión se actualizan después de imprimirlos?
Reconvierte solo los archivos actualizados y vuélvelos a imprimir. Selecciona solo esos archivos en Drive y ejecuta la extensión de nuevo. Las copias impresas anteriores de los documentos sin cambios siguen siendo válidas.
¿Debo imprimir los materiales de reunión en color o en blanco y negro?
Los gráficos y las tablas se benefician a menudo de la impresión en color. Los documentos con mucho texto, como los órdenes del día y las actas, se imprimen bien en blanco y negro. Imprime por separado los archivos con muchos gráficos usando la configuración de color si es necesario.
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