Sobrescribir frente a archivo nuevo al guardar PDFs en Drive
Cuando una conversión automatizada se ejecuta repetidamente sobre el mismo documento, debes decidir si cada ejecución reemplaza el PDF anterior o crea uno nuevo junto al existente. Ambos patrones tienen casos de uso válidos.
Cuándo sobrescribir
Sobrescribir tiene sentido cuando solo necesitas la última versión y no necesitas un historial. Un documento de estado del equipo que se actualiza semanalmente y se distribuye como PDF es un buen ejemplo. No tiene valor mantener la versión de la semana pasada una vez que la de esta semana está lista.
Implementar la sobrescritura en Apps Script
Busca un archivo existente con el nombre de destino usando folder.getFilesByName(filename). Si el iterador tiene un resultado, llama a file.setTrashed(true) en el archivo antiguo antes de crear el nuevo. Esto mueve el archivo antiguo a la papelera, no es una eliminación permanente. Puedes restaurarlo desde la papelera si es necesario.
Cuándo crear archivos nuevos
Crear un nuevo archivo en cada ejecución es mejor para rastros de auditoría, registros de aprobación y cualquier situación donde necesites mostrar cómo era el documento en un momento específico. Usa nombres de archivo con marca de tiempo o nombres de archivo versionados como docName_v1, docName_v2 para distinguir cada exportación.
Preguntas frecuentes
¿Enviar el archivo antiguo a la papelera también lo elimina permanentemente?
No. setTrashed(true) mueve el archivo a la Papelera. Permanece allí durante 30 días antes de la eliminación permanente. Puedes restaurarlo desde la Papelera durante ese periodo.
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