Proteger con contrasena PDFs de cartas de oferta desde Google Docs
Proteger con contrasena los PDFs de cartas de oferta desde Google Docs es un paso profesional y consciente de la seguridad en el proceso de contratacion. Las cartas de oferta contienen cifras salariales, fechas de inicio y datos personales que los candidatos esperan que sean manejados de forma confidencial.
Crear y cifrar la carta de oferta
Redacta la carta de oferta en Google Docs. Una vez finalizada, usa la extension Docs to PDF para convertirla. Abre el PDF en Adobe Acrobat o PDF24 Desktop y aplica una contrasena de apertura con cifrado AES-256. Guarda el archivo cifrado.
Comunicar la contrasena al candidato
Llama al candidato y proporciona la contrasena durante la llamada, o enviala por mensaje de texto despues de enviarle el PDF por correo. No incluyas la contrasena en el cuerpo del correo. Una breve linea en el correo como 'Por favor, revisa tu telefono para obtener la contrasena para abrir este documento' cubre la comunicacion con claridad.
Contrasenas por candidato
Una contrasena por candidato es mas segura que una contrasena estandar usada para todas las cartas de oferta. Usa un patron simple pero no obvio, como una palabra seguida del ano de inicio del candidato, y guarda la convencion en tu gestor de contrasenas de RRHH.
Preguntas frecuentes
¿Cifrar las cartas de oferta ralentiza el proceso de contratacion?
El tiempo adicional es minimo: unos minutos para aplicar la contrasena y una breve comunicacion con el candidato. La mayoria de los candidatos aprecian la atencion a la seguridad.
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