Proteger con contrasena PDFs de evaluaciones de desempeno desde Google Docs
Proteger con contrasena los PDFs de evaluaciones de desempeno desde Google Docs garantiza que las evaluaciones sensibles lleguen solo al empleado o directivo previsto. Las evaluaciones de desempeno suelen contener valoraciones personales, puntuaciones y retroalimentacion de desarrollo que los empleados esperan que sea privada.
Restringir el acceso durante la redaccion
Durante el periodo de redaccion de la evaluacion, almacena los documentos en una carpeta de Google Drive con acceso limitado al responsable de RRHH y al directivo que realiza la evaluacion. El empleado no debe tener acceso al borrador. Una vez finalizado y aprobado, exporta y cifra antes de compartirlo con el empleado.
Cifrar y distribuir las evaluaciones
Convierte la evaluacion finalizada a PDF con la extension Docs to PDF. Aplica una contrasena de apertura con cifrado AES-256. Envia el PDF al empleado por correo y proporciona la contrasena en una comunicacion separada. Registra la fecha de distribucion en tus registros de RRHH.
Copias para directivos
Si el directivo tambien necesita una copia, enviasela en una version cifrada separada con una contrasena diferente, o confirma que tiene acceso al documento fuente en Google Drive. Evita enviar a varias partes la misma copia cifrada con la misma contrasena.
Preguntas frecuentes
¿Deben las evaluaciones de desempeno ser editables por el empleado?
Generalmente no. Aplica restricciones de permisos para impedir la edicion ademas de la contrasena de apertura. La evaluacion es un registro oficial y debe permanecer en la forma en que fue distribuida.
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