Distribucion segura de PDFs de RRHH desde Google Docs
La distribucion segura de PDFs de RRHH desde Google Docs implica elegir el canal adecuado, aplicar cifrado y separar la contrasena del archivo. Esta guia cubre los escenarios de distribucion comunes en RRHH: envio a empleados, directivos y partes externas.
Distribucion a empleados
Envia el PDF cifrado al correo personal del empleado (antes de que empiece) o al correo corporativo (despues de la incorporacion). Proporciona la contrasena por telefono o mensaje de texto. Incluye una breve explicacion en el correo de que el adjunto requiere contrasena y que la recibiran por separado.
Distribucion a directivos
Para documentos que un directivo necesite, como la evaluacion de desempeno o el resumen de compensacion de un miembro del equipo, usa un recurso compartido de Google Drive con acceso restringido si el directivo esta en la organizacion. Envia un PDF cifrado solo si el documento necesita salir de Google Drive o ir a un directivo de una organizacion colaboradora.
Distribucion a terceros
Los terceros como auditores externos, asesores legales, proveedores de nominas o empresas de verificacion de antecedentes suelen necesitar documentos de RRHH. Siempre cifra antes de enviar externamente. Usa una contrasena por tercero almacenada en tu gestor de contrasenas de RRHH. Documenta cada distribucion externa en tus registros.
Preguntas frecuentes
¿Puedo usar un servicio de intercambio de archivos en lugar del correo para documentos de RRHH?
Si. Servicios como Google Drive con uso compartido restringido, o un portal seguro de RRHH, pueden ser mas adecuados que el correo para documentos sensibles. Si usas un servicio de intercambio de archivos de terceros, confirma que cifra los datos en transito y en reposo.
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