Guardar Google Docs como PDF automáticamente para informes recurrentes
Guardar automáticamente para informes recurrentes significa que la versión PDF de un informe semanal o mensual está disponible sin que nadie tenga que recordar exportarlo. Un desencadenador programado de Apps Script gestiona la exportación el mismo día de cada ciclo.
El flujo de trabajo de informes
Guardar automáticamente para informes recurrentes encaja en un flujo de trabajo donde alguien actualiza un Google Doc de forma regular, por ejemplo cada viernes por la tarde, y el PDF del informe debe estar disponible para las partes interesadas en Drive a una hora determinada. El desencadenador de Apps Script se ejecuta tras el tiempo de actualización esperado y exporta la versión del documento que encuentre en ese momento.
Configurar el desencadenador semanal o mensual
En el panel de Desencadenadores de Apps Script, elige Controlado por tiempo > Temporizador semanal o Temporizador mensual. Establece el día de la semana o del mes y la hora. El script se ejecuta automáticamente a esa hora, exporta el documento a PDF y lo guarda en la carpeta designada.
Notificar a las partes interesadas
Después de guardar el PDF en Drive, envía una notificación por correo a los destinatarios del informe con el enlace de Drive al PDF. Usa MailApp.sendEmail() en el script con el enlace generado desde DriveApp.getFileById().getUrl(). Los destinatarios reciben el enlace en su bandeja de entrada a la misma hora en cada ciclo.
Preguntas frecuentes
¿Cómo me aseguro de que el documento esté actualizado antes de que se ejecute el script?
Configura el desencadenador para que se ejecute unas horas después del tiempo de actualización esperado. Por ejemplo, si los informes se finalizan antes de las 17:00 los viernes, establece el desencadenador para las 19:00 del viernes. El script exporta la versión que esté disponible en ese momento.
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