Conversión a PDF con Apps Script para varios usuarios
En un entorno de equipo, es posible que necesites convertir documentos de distintos usuarios o guardar PDFs en carpetas de las unidades de varias personas. Apps Script gestiona esto mediante cuentas de servicio, acceso delegado y unidades compartidas.
Usar una unidad compartida para flujos de trabajo multiusuario
La configuración multiusuario más sencilla coloca todos los documentos fuente y las carpetas de salida en una unidad compartida. Cualquier miembro del equipo con acceso de Colaborador puede añadir documentos, y el script, ejecutado por una cuenta de administrador, procesa todo en la unidad compartida sin necesitar acceso a las unidades personales de cada usuario.
Ejecutar el script como cuenta de servicio
Para organizaciones de Workspace, una cuenta de servicio con delegación a nivel de dominio puede suplantar a cualquier usuario y acceder a su Drive. Esta es una configuración más compleja que requiere que un administrador configure los ámbitos OAuth, pero permite que un script centralizado procese documentos en toda la organización.
Distribuir el script a los miembros del equipo
Un enfoque alternativo: publica el script como biblioteca y permite que cada miembro del equipo lo añada a su propio proyecto de Apps Script. Cada persona autoriza la biblioteca con sus propias credenciales y la ejecuta contra sus propios archivos. Esto evita la complejidad del acceso delegado a costa de que cada usuario configure su propio disparador.
Preguntas frecuentes
¿Puede un script convertir documentos que no son de su propiedad?
Sí, siempre que la cuenta que ejecuta el script tenga al menos acceso de Lector a los documentos. El acceso a través de unidades compartidas o el uso compartido directo de archivos funciona en ambos casos.
¿Necesita cada usuario autorizar el script por separado?
Si despliegas el script como aplicación web que se ejecuta como tú (el propietario del script), los usuarios no necesitan autorizarlo. Si cada usuario ejecuta el script por sí mismo, cada uno lo autoriza con su propia cuenta.
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