Automatizar las exportaciones recurrentes de PDF para entregables de clientes
Las agencias y consultores que producen entregables recurrentes para clientes conocen la rutina: finalizar los documentos, exportar a PDF, enviar al cliente. El paso de exportacion se puede automatizar. Programa un Apps Script para convertir la carpeta del cliente a PDF en el momento adecuado, de modo que los PDF esten esperando en una carpeta de Drive listos para enviar cuando salga la comunicacion al cliente.
Una carpeta por cliente
Mantén los documentos de entregables de cada cliente en una carpeta dedicada de Drive. El script exporta esa carpeta a PDF segun el calendario que establezcas. Para varios clientes, escribe un script que itere sobre una lista de IDs de carpeta y exporte cada uno en secuencia.
Enviar los PDF a los clientes por correo electronico
Amplia el script para enviar por correo electronico los PDF convertidos a cada cliente automaticamente. Usa MailApp.sendEmail() con los blobs de archivos PDF como adjuntos y la direccion de correo electronico del cliente. Para PDF grandes, comparte un enlace de Drive a la carpeta de PDF en lugar de adjuntar.
Programar la exportacion antes de la comunicacion con el cliente
Configura el activador programado para que se ejecute unas horas antes de la comunicacion planificada con el cliente. Por ejemplo, si envias informes a clientes cada lunes por la manana, programa la exportacion para el domingo por la noche. Los PDF estan listos cuando los necesitas.
Preguntas frecuentes
Que pasa si el documento no esta finalizado antes de la exportacion programada?
El script exporta la version que haya en la carpeta en el momento de la exportacion. Comunica la fecha limite de finalizacion del documento a todos los que contribuyen a la carpeta antes de la ejecucion programada.
Puedo ejecutar la exportacion automatizada para un solo cliente bajo demanda sin cambiar el calendario?
Si. Ejecuta la funcion manualmente desde el editor de Apps Script en cualquier momento, independientemente del activador programado.
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