Buenas practicas para proteger Google Docs y PDFs exportados
Las buenas practicas para proteger Google Docs y PDFs consisten en aplicar el control adecuado en el momento adecuado: la configuracion de uso compartido de Google mientras el documento esta en Drive, y el cifrado PDF cuando sale de Drive.
Empieza con uso compartido restringido
Establece por defecto el acceso Restringido para cualquier documento que no sea intencionalmente publico. Agrega solo a las personas especificas que necesiten acceso. Revisa los documentos compartidos periodicamente y elimina el acceso inactivo.
Usa el rol adecuado
Da a las personas el acceso minimo que necesiten. Visor para lectores, Comentador para revisores que necesitan dejar comentarios, Editor solo para quienes necesiten hacer cambios. La mayoria de los destinatarios de documentos solo necesitan el rol de Visor.
Cifra los PDFs para distribucion externa
Cualquier PDF enviado fuera de tu organizacion que contenga contenido sensible debe cifrarse. Usa AES-256 cuando sea posible. Comparte la contrasena separada del archivo. Registra que contrasena se uso para que documento.
Usa el historial de versiones
Google Docs mantiene un historial de versiones completo. Usa versiones con nombre en los hitos clave para documentos importantes. Esto proporciona un registro de auditoria y te permite recuperar cualquier version del documento si es necesario.
Preguntas frecuentes
¿Vale la pena cifrar documentos de negocios rutinarios?
No todo documento necesita cifrado. Centra el esfuerzo en documentos con datos personales, informacion financiera, contenido legalmente privilegiado o cualquier cosa que pudiera causar dano si lo ve la persona equivocada. Las comunicaciones internas rutinarias tipicamente no necesitan este nivel de proteccion.
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