Usar las restricciones de uso compartido de Google Docs para proteger tu documento
Las restricciones de uso compartido en Google Docs controlan el acceso al documento mientras vive en Google Drive. Configurarlas correctamente antes de exportar a PDF es parte de un flujo de trabajo completo de seguridad documental.
Establecer el acceso como Restringido
Abre Google Drive, haz clic derecho en el documento y selecciona Compartir. En el panel de uso compartido, haz clic en el desplegable de acceso que dice 'Cualquier persona con el enlace' y cambialo a Restringido. Esto significa que solo las personas explicitamente agregadas a la lista de uso compartido pueden acceder al documento.
Agregar personas especificas
Ingresa direcciones de correo en el cuadro de dialogo de uso compartido para agregar personas especificas. Establece el rol de cada persona en Visor, Comentador o Editor segun lo que necesiten hacer. El rol de Visor es de solo lectura dentro de Google. El rol de Editor permite la modificacion completa.
Usar el acceso organizacional
Si estas en una organizacion de Google Workspace, puedes restringir el acceso a personas dentro de tu dominio. En el cuadro de dialogo de uso compartido, selecciona tu organizacion entre las opciones de acceso. Es util para documentos internos que no deben ser accesibles con un enlace publico.
Preguntas frecuentes
¿Las restricciones de uso compartido aplican al PDF exportado?
No. Las restricciones de uso compartido solo aplican al Google Doc dentro de Drive. Un PDF que exportes y distribuyas esta fuera del control de Google. Aplica una contrasena PDF por separado para eso.
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