Proteger Google Docs que contienen datos sensibles
Proteger Google Docs con datos sensibles requiere combinar los controles de acceso de Google con cifrado PDF para cualquier copia que salga de Drive. Ninguna capa por si sola es suficiente para documentos con datos personales, detalles financieros o contenido legalmente privilegiado.
Identificar datos sensibles en tus Google Docs
Los datos sensibles incluyen nombres combinados con fechas de nacimiento, direcciones, numeros de cuentas financieras, informacion de salud, numeros de seguridad social, datos de compensacion de empleados y cualquier informacion que pudiera causar dano si se divulga a partes no autorizadas. Si tu documento contiene estos datos, tratalo como sensible en cada etapa.
Controles de acceso dentro de Google Drive
Establece el documento con uso compartido Restringido. Agrega solo a las personas que necesiten acceso. Usa el rol de Visor o Comentador para quienes no necesiten editar. Desactiva la descarga para visores. Revisa la lista de uso compartido periodicamente y elimina el acceso a quienes ya no lo necesiten.
Cifrado PDF para la distribucion
Al enviar el documento fuera de tu organizacion, conviertelo a PDF primero con la extension Docs to PDF, luego aplica cifrado AES-256. Comparte la contrasena por un canal diferente al del archivo. Esto garantiza que interceptar el correo por si solo no sea suficiente para acceder al contenido.
Preguntas frecuentes
¿Ofrece Google Workspace cifrado adicional para documentos sensibles?
Los planes empresariales de Google Workspace incluyen cifrado del lado del cliente, que cifra el contenido antes de que llegue a los servidores de Google. Para los planes estandar de Workspace, Google cifra los datos en transito y en reposo, pero Google posee las claves de cifrado.
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