Proteger Google Docs antes de exportar a PDF
Google Docs no admite proteccion a nivel de archivo con contrasena como lo hace un PDF. Lo que ofrece es control de acceso mediante la configuracion de uso compartido: puedes restringir quien puede ver o editar un documento, impedir descargas y establecer fechas de vencimiento en los enlaces compartidos. Comprender lo que estos controles hacen y no hacen te ayuda a tomar las decisiones correctas antes de convertir a PDF.
Lo que hacen los controles de uso compartido de Google Docs
La configuracion de uso compartido de Google Docs controla el acceso al documento dentro de la plataforma de Google. Puedes limitar el acceso a personas especificas, requerir una cuenta de Google para ver, establecer el rol en Visor o Comentador para impedir la edicion, e impedir que los visores descarguen o copien el documento. Estos controles son efectivos mientras el documento permanece en Google Drive. No aplican a una copia PDF que ha sido exportada y enviada fuera de Google.
Lo que los controles de uso compartido no hacen
Una vez que un PDF es exportado y enviado fuera de Google, la configuracion de uso compartido no tiene ningun efecto sobre el. Si alguien descarga el PDF, tiene un archivo local que ningun ajuste de Google puede controlar. Por eso es necesario agregar una contrasena al propio PDF para una proteccion duradera despues de la exportacion.
Impedir descargas antes de la exportacion
En Google Drive, haz clic derecho en un archivo y selecciona Compartir. En el cuadro de dialogo de uso compartido, haz clic en el icono del engranaje y desmarca 'Los visores y comentadores pueden ver la opcion para descargar, imprimir y copiar'. Esto oculta el boton de descarga para los que no son editores. Sin embargo, esta es una restriccion blanda. Un editor aun puede descargar el archivo.
Convertir y luego cifrar
El flujo de trabajo mas completo para Google Docs sensibles es convertir a PDF con la extension Docs to PDF y luego aplicar inmediatamente cifrado AES usando PDF24, Vista Previa de Mac o Adobe Acrobat. Los controles de uso compartido de Google protegen el documento activo en Drive. La contrasena protege el PDF exportado durante la distribucion.
Guias especificas
Usar restricciones de uso compartido para proteger un Google Doc
Como configurar los ajustes de uso compartido de Google Docs para limitar quien puede acceder a un documento antes de convertirlo a PDF.
Leer guia →Establecer acceso de solo lectura en un Google Doc
Como compartir un Google Doc como solo lectura para impedir la edicion antes de exportar a PDF.
Leer guia →Impedir que Google Docs sea descargado
Como desactivar la opcion de descarga en Google Docs para visores y comentadores.
Leer guia →Convertir Google Doc a PDF y luego cifrarlo
El flujo de trabajo recomendado para convertir un Google Doc a PDF y luego agregar cifrado AES.
Leer guia →Proteger Google Docs que contienen datos sensibles
Buenas practicas para Google Docs que contienen datos personales, informacion financiera o contenido empresarial confidencial.
Leer guia →Proteger Google Docs para uso legal
Como configurar controles de acceso y cifrado PDF para documentos legales redactados en Google Docs.
Leer guia →Proteger Google Docs para uso en Recursos Humanos
Como controlar el acceso a documentos de RRHH en Google Docs y cifrar los PDFs para su distribucion segura.
Leer guia →Buenas practicas para proteger Google Docs y PDFs
Una guia practica sobre seguridad documental para usuarios de Google Docs que convierten a PDF para distribucion.
Leer guia →Preguntas frecuentes
¿Puedo proteger con contrasena un Google Doc directamente sin convertirlo a PDF?
No. Google Docs no ofrece proteccion por contrasena a nivel de archivo. Puedes restringir quien tiene acceso mediante la configuracion de uso compartido, pero el documento en si no puede cifrarse con una contrasena dentro de Google Drive.
¿Cual es la mejor forma de proteger un Google Doc de la edicion?
Compartelo con el rol de Visor en lugar de Editor. Esto impide la edicion dentro de Google. Para mayor control, conviertelo a PDF y aplica restricciones de permisos que bloqueen la edicion del PDF.
¿Impedir las descargas en Google Drive realmente evita que alguien obtenga el archivo?
Oculta el boton de descarga para visores y comentadores, pero no impide todo acceso. Alguien con acceso de Editor aun puede descargar. Un visor decidido tambien puede capturar contenido mediante capturas de pantalla.
¿Como comparto un Google Doc de modo que solo personas especificas puedan verlo?
En Google Drive, haz clic derecho en el archivo, selecciona Compartir y cambia el acceso de 'Cualquier persona con el enlace' a 'Restringido'. Luego agrega direcciones de correo especificas. Solo las personas que agregues pueden acceder al documento.
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