Proteger Google Docs para uso legal
Proteger Google Docs para uso legal implica controlar quien puede acceder al borrador en Drive y aplicar cifrado a los PDFs que se distribuyen fuera de tu organizacion. Los documentos legales tienen requisitos de confidencialidad que ambas capas ayudan a satisfacer.
Restringir el acceso durante la redaccion
Durante la redaccion, comparte el documento solo con las personas directamente involucradas: el abogado redactor, los revisores autorizados y el cliente si es necesario. Mantén el acceso como Restringido. Evita compartir con 'Cualquier persona con el enlace' para documentos privilegiados.
Exportar y cifrar para la distribucion
Antes de distribuir un contrato, acuerdo de confidencialidad u opinion legal, conviertelo a PDF con la extension Docs to PDF y aplica cifrado AES-256. Envia el archivo por correo y la contrasena por un canal separado y seguro. Mantén un registro de que contrasena se uso y cuando se distribuyo el archivo.
Control de versiones para documentos legales
Google Docs rastrea el historial de versiones automaticamente. Para documentos legales, anota el numero de version o usa versiones con nombre (Archivo > Historial de versiones > Nombrar version actual) en los hitos clave. Esto proporciona un registro de auditoria si el contenido del documento es disputado.
Preguntas frecuentes
¿Es Google Docs adecuado para redactar documentos legales privilegiados?
Google Docs con uso compartido Restringido y prevencion de descargas es utilizado por profesionales legales para la redaccion. La seguridad de la distribucion final depende del cifrado PDF, no solo de la configuracion de Google Docs.
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