Proteger Google Docs para uso en Recursos Humanos
Proteger Google Docs para uso en RRHH es fundamental porque los documentos de RRHH contienen datos personales sujetos a leyes de privacidad en muchas jurisdicciones. Los controles de acceso en Drive y el cifrado PDF para la distribucion forman juntos una base razonable de proteccion de datos.
Documentos de RRHH que necesitan proteccion
Las cartas de oferta, la informacion salarial, las evaluaciones de desempeno, los registros disciplinarios, los formularios de datos personales relacionados con el RGPD, los resultados de verificacion de antecedentes y la documentacion de beneficios contienen datos personales. Aplica tanto restricciones de acceso en Drive como cifrado PDF a cualquier copia que salga de tu equipo de RRHH.
Limitar el acceso en Drive
Almacena los documentos de RRHH en una carpeta dedicada de RRHH en Google Drive con acceso limitado al equipo de RRHH. Evita compartir documentos individuales ampliamente. Cuando un documento necesite ir a un empleado especifico, crea un PDF, cifralo y envialo directamente en lugar de compartir un enlace de Drive.
RGPD y minimizacion de datos
El RGPD exige que los datos personales sean accesibles solo para quienes tengan una necesidad legitima. Restringir el acceso a Google Docs al personal de RRHH autorizado y cifrar los PDFs antes de la distribucion son pasos concretos para cumplir con este requisito. Documenta tus practicas como parte de tus registros de cumplimiento del RGPD.
Preguntas frecuentes
¿Deben las cartas de oferta enviarse siempre como PDFs cifrados?
Para ofertas con cifras salariales y datos personales, cifrar el PDF antes de enviarlo por correo es una buena practica. La sobrecarga es minima y demuestra profesionalismo y cuidado por los datos del candidato.
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