Convertir Plantillas de Google Docs a PDF

Una plantilla de Google Docs compartida como enlace activo puede ser editada por cualquier persona con acceso, se ve diferente según las fuentes y el navegador del destinatario, y requiere una cuenta de Google para abrirse. Un PDF está bloqueado. Se ve igual en todos los dispositivos, se abre en cualquier navegador y no puede modificarse por accidente. Para plantillas que distribuyes repetidamente, como facturas, curriculums o planes de clase, el PDF es el formato de entrega correcto. Conservas la plantilla editable en Google Docs y compartes la versión en PDF en cada uso.

El proceso es sencillo. Crea tu plantilla en Google Docs como de costumbre. Cuando esté lista para distribuir, abre Google Drive, haz clic en el archivo de la plantilla para seleccionarlo y luego haz clic en el icono de la extensión Docs to PDF en tu barra de herramientas de Chrome. La extensión llama a la propia API de exportación de Google y descarga el PDF directamente a tu ordenador. La plantilla original en Google Drive no se modifica. Puedes convertir la misma plantilla de nuevo cada vez que necesites una copia nueva.

El formato de la plantilla es lo que puede fallar en una conversión. Los diseños de varias columnas, las fuentes personalizadas, los cuadros de texto, las filas de encabezado y la ubicación de logotipos deben quedar correctamente. La extensión Docs to PDF utiliza el propio motor de renderizado de Google para generar el PDF, lo que significa que produce el mismo resultado que Archivo > Descargar > PDF desde dentro del documento. Las fuentes quedan incrustadas, las columnas permanecen en su lugar y las imágenes se renderizan con la resolución con la que fueron insertadas. Obtienes un PDF que coincide exactamente con tu plantilla.

Si mantienes varias versiones de una plantilla, para distintos clientes, departamentos o casos de uso, convertirlas una a una supone un esfuerzo innecesario. La extensión admite conversión masiva: selecciona varias plantillas en Google Drive con Ctrl+clic o Cmd+clic y luego haz clic una sola vez en el icono de la extensión. Todas las plantillas seleccionadas se exportan como archivos PDF independientes y se descargan en secuencia. Una carpeta de veinte plantillas se convierte en veinte PDFs con una sola operación.

Una vez que tienes el PDF, las opciones de distribución se multiplican. Adjúntalo a un correo electrónico, súbelo a un portal de clientes, publícalo en un sitio web o compártelo a través de Google Drive sin dar a nadie acceso de edición a la plantilla original. Los PDFs enviados por correo electrónico tienen menos probabilidad de generar preguntas de formato por parte de los destinatarios, ya que el documento se ve igual para todos. Para plantillas que se reutilizan con frecuencia, mantén una carpeta con fecha de los PDFs exportados para saber qué versión se envió y cuándo.