Distribución automática por correo de informes PDF de Google Docs
El correo electrónico sigue siendo el canal de distribución más universal para los informes. Un flujo de trabajo automatizado que convierte un Google Doc a PDF y lo envía por correo según un calendario garantiza que las personas correctas reciban siempre el informe sin que nadie tenga que acordarse de enviarlo.
MailApp frente a la API de Gmail
MailApp es la opción más sencilla para enviar correos desde Apps Script. No requiere configuración adicional y admite adjuntos. La API de Gmail ofrece más funciones como plantillas HTML y seguimiento, pero requiere más configuración. Para la mayoría de las necesidades de distribución de informes, MailApp es suficiente.
Plantilla de correo para informes
Un buen correo de informe tiene un asunto claro con el nombre y el periodo del informe, un cuerpo breve que explique qué cubre el informe y destaque los principales hallazgos, el PDF adjunto y un enlace al documento fuente para quien quiera profundizar. Mantenlo en menos de tres párrafos cortos.
Gestionar la lista de distribución
Almacena la lista de destinatarios de correo en un rango con nombre en una hoja de cálculo de Google. Tu script lee la lista en cada ejecución. Cuando alguien se incorpora o abandona la distribución, actualiza la hoja. No es necesario cambiar el script.
Preguntas frecuentes
¿Puedo programar los correos de informes para que salgan a una hora específica?
Sí. Configura un disparador basado en tiempo de Apps Script para la ventana horaria que quieras. El correo se envía cuando se activa el disparador, dentro de la ventana de una hora que especifiques.
¿El correo saldrá desde mi dirección de Gmail?
Sí. MailApp envía correos desde la cuenta de Google propietaria del script. Si necesitas que el correo salga desde una dirección diferente o desde un correo corporativo, usa la API de Gmail con una dirección de envío configurada.
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