Exportar Google Docs como adjunto de correo en PDF

Un enlace de Drive requiere que el destinatario tenga una cuenta de Google y que se le haya concedido acceso. Un adjunto en PDF se abre en cualquier cliente de correo, en cualquier dispositivo, sin necesidad de iniciar sesión. Para clientes externos, proveedores, candidatos a empleo o cualquier persona fuera de tu organización, un adjunto en PDF es más fiable y más profesional.

Abre el Google Doc, haz clic en el icono de la extensión Docs to PDF para exportarlo, luego cambia a tu cliente de correo y adjunta el PDF descargado. Todo el proceso lleva unos 30 segundos. Si configuras la extensión para guardar en Google Drive, también puedes adjuntar desde Drive directamente en Gmail sin necesidad de descarga local.

Si necesitas adjuntar varios documentos en un mismo correo, selecciónalos todos en Google Drive y ejecuta la exportación por lotes. Todos los PDFs se descargan en tu carpeta de descargas. Adjúntalos todos al correo en una sola selección. Esto es más rápido que exportar y adjuntar uno a uno.

Los adjuntos en PDF tienen límites de tamaño en la mayoría de los sistemas de correo. Gmail permite hasta 25 MB por adjunto. Un Google Doc estándar se exporta a un PDF que normalmente está muy por debajo de 1 MB, a menos que contenga muchas imágenes de alta resolución. Si el PDF exportado es demasiado grande para adjuntarlo, comprimirlo con una herramienta como PDF24 antes de enviarlo.

Para flujos de trabajo recurrentes en los que envías el mismo tipo de documento como PDF según un horario, Google Apps Script puede automatizar todo el proceso: exportar el documento, guardar el PDF y enviarlo como adjunto de correo. Se ejecuta sin intervención y no requiere pasos manuales una vez configurado.