Imprimir archivos de una unidad compartida para reuniones
Antes de una reunión, a menudo necesitas copias impresas del orden del día, los informes y los materiales de apoyo almacenados en una carpeta de Drive compartida. La extensión Docs to PDF te permite imprimir todo el contenido de la carpeta compartida a la vez, de modo que la preparación de la reunión lleva minutos en lugar del tiempo que llevaría archivo por archivo.
Preparar materiales de reunión de una carpeta compartida
Abre la carpeta de Drive compartida de la reunión. Selecciona todos los archivos o solo los que los participantes necesitan en copias impresas. Ejecuta la extensión. Mientras el lote se convierte, configura la impresora y prepara el espacio de reunión. Cuando termine la conversión, imprime el número de copias necesario para todos los asistentes.
Establecer el número de copias
Para una reunión con 8 participantes, establece el número de copias en 8 en el cuadro de diálogo de impresión antes de enviar el trabajo. Si documentos diferentes van a personas diferentes, hazlos por separado con el número de copias apropiado.
Enviar copias digitales junto con las de papel
Los PDFs creados para imprimir también están listos para enviarse por correo electrónico o compartirse digitalmente. Para los asistentes que se unen de forma remota o prefieren copias digitales, comparte los archivos PDF desde tu carpeta de descargas o súbelos de nuevo a una carpeta de Drive para que puedan acceder a ellos.
Preguntas frecuentes
¿Con cuánta antelación debo imprimir los materiales de reunión?
Imprime al menos 30 minutos antes de la reunión para tener tiempo de resolver cualquier problema. Para lotes grandes, date más tiempo.
¿Qué pasa si los materiales de la reunión se actualizan después de imprimirlos?
Vuelve a seleccionar los archivos actualizados en Drive y ejecuta de nuevo la extensión. Imprime solo las versiones nuevas. Reemplaza las copias impresas desactualizadas antes de la reunión.
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